Gestione documentale digitale: il mercato italiano vale 2,3 miliardi

Oggi, il 54% del mercato Digital Document Management & Exchange italiano proviene da soluzioni per la gestione documentale interna, così la Gestione Documentale Elettronica è la priorità nella digitalizzazione dei processi B2b, nonostante che il 50% delle aziende dedichi meno dell’1% del fatturato a questi progetti. Mentre il 63% delle aziende ritiene l’AI strategica, solo il 13% la utilizza già nei processi documentali. Questa in sintesi la situazione del mercato attuale italiano in tale ambito. Scopriamolo nei dettagli.

Gestione documentale digitale: a che punto è?

Il mercato della gestione digitale dei documenti aziendali (Digital Document Management & Exchange) vale 2,3 miliardi, +13% rispetto al 2021. Un mercato maturo, cresciuto in media del 4% l’anno, ma in grado di svilupparsi ancora: il 41% delle imprese prevede una crescita moderata nei prossimi 3-5 anni, con un incremento del fatturato nell’ordine del 5-9%. Il 54% del valore viene da soluzioni per la gestione documentale interna, che comprende la creazione, acquisizione, archiviazione, ricerca e conservazione dei documenti. Il 39% da soluzioni per lo scambio elettronico dei documenti con i partner di business, includendo tecnologie come EDI e PEC.

Tra le principali soluzioni per digitalizzazione i progetti interni c’è il Document Management System (DMS, un sistema software che crea, archivia, organizza e gestisce documenti digitali), oggi adottato dal 42% delle grandi aziende e Pmi. Nei processi di interfaccia, però, lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene prevalentemente tramite strumenti tradizionali come email, PEC, SFTP, FTP, utilizzati dal 55% delle imprese.

La principale priorità per le imprese di tutte le dimensioni nella digitalizzazione dei processi B2b interni è la Gestione Elettronica Documentale (GED), su cui però gli investimenti restano limitati: il 50% delle aziende dedica meno dell’1% del fatturato a questi progetti. L’AI è strategica per il 63% delle aziende, ma solo il 13% la sfrutta già nei processi documentali interni ed esterni.

“Digital B2B: Nella Terra di Mezzo”

Sono alcuni risultati della ricerca dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano presentata questa mattina al convegno “Digital B2B: Nella Terra di Mezzo”. Uno degli oltre 50 differenti filoni di ricerca degli Osservatori Digital Innovation della POLIMI School of Management che affrontano tutti i temi chiave dell’Innovazione Digitale nelle imprese e nella Pubblica Amministrazione.

“La digitalizzazione del B2b in Italia si trova in una ‘terra di mezzo’: dopo l’obbligo di fatturazione elettronica del 2019, non ci sono più stati impulsi significativi – afferma Riccardo Mangiaracina, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Digital B2b – L’AI avanza, ma nel B2b i progetti di impatto significativo sono ancora pochi, la sostenibilità resta spesso una buzzword, l’automazione è ferma da anni e le startup che si occupano di gestione documentale faticano ad attrarre investimenti. Nei prossimi cinque anni l’evoluzione del quadro normativo europeo in materia digitale spingerà certamente la digitalizzazione, ma le imprese non possono permettersi di attendere così a lungo per avviare o consolidare i processi di digitalizzazione: è il momento di agire, per il bene e la competitività delle nostre imprese”.

“L’attenzione dell’Europa alla digitalizzazione e alla creazione di un mercato unico digitale offre un’occasione preziosa – spiega Paola Olivares, Direttrice dell’Osservatorio Digital B2b – Normative e regolamenti, infatti, si moltiplicano: eIDAS 2.0 introduce l’eArchiving come nuovo servizio fiduciario, eFTI mira a digitalizzare i documenti logistici entro il 2027 e la Direttiva ViDA rivoluzionerà la fatturazione elettronica intra-UE dal 2030. In ambito nazionale, viene introdotto l’invio digitale dei corrispettivi via software, la piena operatività della lettera di vettura internazionale e l’obbligo di digitalizzazione dei documenti sui rifiuti. Ma non possiamo limitarci ad attendere le normative: serve una spinta decisa da parte delle imprese e delle associazioni di categoria. Occorre favorire l’adozione delle tecnologie digitali più consolidate, specialmente tra le imprese meno digitalizzate e nelle diverse filiere produttive e serve esplorare i benefici concreti che le tecnologie più innovative potrebbero portare”.

Soluzioni digitali dei processi aziendali

Tra le principali soluzioni per la digitalizzazione dei processi interni figurano i Document Management System, offerti dal 41% delle imprese del mercato. Quasi tutti i fornitori di DMS integrano funzionalità come la digitalizzazione di documenti cartacei, l’acquisizione di documenti elettronici, l’indicizzazione e la classificazione, oltre a funzioni di ricerca e recupero. Meno diffuse sono invece le funzionalità relative ad annotazioni e collaborazione in tempo reale (55% dei fornitori di DMS) e sistemi di sicurezza avanzata (51%), ovvero soluzioni che vanno oltre le misure di sicurezza di base – come la semplice autenticazione tramite password o la crittografia dei dati – e includono strumenti proattivi come il monitoraggio in tempo reale e l’analisi comportamentale. Il 50% dei fornitori dichiara inoltre di integrare funzionalità potenziate da Intelligenza Artificiale e Machine Learning.

Dal lato della domanda, i DMS sono oggi adottati dal 42% di grandi aziende e PMI italiane. Altre soluzioni diffuse per la digitalizzazione dei processi interni sono i sistemi di conservazione digitale a norma, adottati dal 69% delle imprese, e le soluzioni di firma elettronica, utilizzate dal 63%. Tra i principali benefici rilevati dall’adozione di queste soluzioni emergono una maggiore accuratezza e qualità dei dati (60% degli utilizzatori) e una riduzione del tempo di gestione dei processi interni (33%). Gli ostacoli principali riguardano invece la resistenza al cambiamento da parte del personale interno (34%) e la difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali (25%).

Per quanto riguarda i processi di interfaccia, lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene prevalentemente tramite strumenti tradizionali come email, PEC, SFTP, FTP, ecc., utilizzati dal 55% delle imprese italiane. Tra le soluzioni digitali più diffuse si collocano al primo posto le piattaforme di B2b Digital Commerce (al 26%) e l’EDI (Interscambio di dati elettronico, 25%). I benefici riscontrati sono simili a quelli osservati nella digitalizzazione dei processi interni: il 45% delle imprese segnala un aumento di accuratezza e qualità dei dati, mentre il 24% evidenzia una riduzione dei tempi nella gestione della relazione con i partner di business.

Tra gli ostacoli più comuni

Tra gli ostacoli, figurano:

• le resistenze interne al cambiamento (29% delle imprese),
• seguite dalla difficoltà di adattare le soluzioni alle specifiche esigenze aziendali o ai processi dei partner (23%).

L’EDI gioca un ruolo significativo:

è offerto dal 16% dei provider di mercato ed è adottato dal 25% delle organizzazioni (con una quota del 57% nelle grandi imprese, 25% nelle PMI e un ruolo di primo piano giocato dai settori farmaceutico, ELDOM e agroalimentare).

I documenti maggiormente scambiati

• restano la fattura (78% di coloro che hanno EDI), che mantiene il primato nonostante l’obbligo introdotto nel 2019,
• seguita dall’ordine (70%).
• Meno diffusi sono invece i messaggi logistici (29%), la cui digitalizzazione potrebbe portare significativi incrementi di efficienza anche a livello di sistema Paese.

Tra coloro che non hanno ancora l’EDI,

• l’8% prevede di introdurlo entro i prossimi tre anni,
• mentre il 65% non ne ha ancora valutato l’opportunità.
• L’EDI sembra aver raggiunto un plateau di maturità con diverse grandi aziende che lo utilizzano in modo efficace da moltissimi anni, ma che faticano a coinvolgere maggiormente il proprio indotto sia per nuove attivazioni, sia per l’estensione della tipologia di documenti gestiti.

L’innovazione del Digital Document Management & Exchange

La Gestione Documentale Elettronica (GED) si conferma la principale priorità per le imprese di tutte le dimensioni, nell’ambito della digitalizzazione dei processi B2b interni e di interfaccia. Tuttavia, gli investimenti restano limitati, con il 50% delle aziende che dedica meno dell’1% del fatturato a questi progetti. Le 159 startup internazionali censite riflettono questa prudenza, con un totale di soli 400 milioni di euro in finanziamenti raccolti.

Secondo le imprese italiane, l’Intelligenza Artificiale (AI) rappresenterà il principale trend in grado di influenzare il mercato del Digital Document Management & Exchange nei prossimi tre anni. Questa convinzione è condivisa dall’82% dei provider del settore e dal 63% delle imprese utilizzatrici, con un’adesione più marcata tra le grandi e medie aziende (75%), rispetto alle piccole imprese (61%). Tuttavia, solo il 13% delle aziende dichiara di impiegare l’AI in modo ricorrente all’interno dei propri processi di gestione documentale, sia interna sia esterna. Tra gli utilizzi più diffusi ci sono l’analisi e la classificazione dei testi, l’esecuzione di traduzioni automatiche, l’esplorazione e previsione dei dati.

Le normative europee

Raramente l’innovazione nel B2b si sviluppa in modo organico, ma continua a essere trainata dagli obblighi normativi con diverse novità nate dall’evoluzione del contesto europeo e nazionale. A livello europeo, il Regolamento (UE) ha introdotto l’eArchiving, che abilita ricezione, conservazione, consultazione e cancellazione dei dati e dei documenti elettronici con l’obiettivo di preservarne l’integrità, la riservatezza e la prova dell’origine per tutto il periodo di archiviazione. Le imprese italiane prevedono che il nuovo quadro normativo avrà un impatto positivo sul loro business, in linea con il 37% dei provider che vede un’importante apertura verso il mercato europeo. Rimane però irrisolto il nodo relativo all’attuale requisito di capitale sociale minimo di 5 milioni di euro per potersi proporre come Qualified Trust Service Provider e operare come conservatore. Questa condizione esclude 61 dei 75 provider attualmente iscritti al marketplace dei servizi di conservazione AgID. Se tale limite non verrà abbassato il mercato italiano subirà forti contraccolpi favorendo l’ingresso dei colossi stranieri e portando le nostre imprese a sviluppare business all’estero.

L’Electronic Freight Transport Information (eFTI) punta a digitalizzare entro il 2027 le comunicazioni tra operatori economici e autorità preposte ai controlli, con riferimento al trasporto di merci all’interno dell’UE. Nel 2029, la Commissione Europea valuterà se rendere obbligatoria la digitalizzazione per gli operatori economici. Le imprese italiane, tuttavia, mostrano scarsa consapevolezza delle opportunità offerte da questo quadro normativo: il 49% delle aziende che esportano non ne conosce nemmeno l’esistenza. Il Pacchetto ViDA, con la Direttiva (UE) 2025/516 entrata in vigore il 14 aprile 2025, indica la fatturazione elettronica come sistema ufficiale per emettere le fatture e impone un obbligo per le operazioni intra-UE a partire 1° luglio 2030.

La normativa nazionale

Sul fronte nazionale, una novità importante riguarda la trasmissione telematica dei corrispettivi tramite procedura software. Dopo l’obbligo introdotto nel 2019, questa nuova opportunità consente agli esercenti di avere indubbi vantaggi, come un aggiornamento centralizzato senza intervento in loco, e servizi, come la possibilità di analisi dei dati e facilitazione nell’adottare lo “scontrino digitale”.

Per i documenti logistici, da settembre 2024 è pienamente operativo in Italia l’eCMR, la lettera di vettura internazionale elettronica, ancora poco conosciuta e sentita sia dagli spedizionieri internazionali sia dalle imprese che esportano: il 38% non è nemmeno a conoscenza dell’esistenza del protocollo addizionale alla convenzione sul contratto di trasporto internazionale di merci su strada (CMR).

È arrivato l’obbligo di digitalizzare il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti, meglio conosciuto come RENTRI, che consente il controllo e la tracciabilità dei rifiuti. Con decorrenza dal 13 febbraio 2025 (prorogato al 14 aprile 2025) riguarda le grandi e medie imprese, i grandi impianti e i trasportatori. Tutta la documentazione dovrà essere prodotta e trasmessa in formato digitale, consentendo un monitoraggio in tempo reale dei flussi dei rifiuti e migliorando la sicurezza ambientale. Dal prossimo anno l’obbligo riguarderà anche il Formulario di Identificazione dei Rifiuti, un passo importante verso la digitalizzazione e la trasparenza nella gestione dei rifiuti, con impatti positivi sulla tutela ambientale e sul rispetto delle normative vigenti.