Come Prepararsi alla Stagione Estiva e Ottimizzare l’Accoglienza Attraverso Soluzioni Digitali

Con l’arrivo della stagione estiva, hotel, b&b e altre strutture ricettive si trovano ad affrontare un periodo di intensa attività, in cui la qualità dell’accoglienza e della comunicazione con l’ospite può fare davvero la differenza. L’aumento delle presenze comporta una maggiore complessità nella gestione delle richieste, rendendo necessario un approccio più strutturato ed efficace. Per questo, una comunicazione continua e personalizzata può contribuire in modo significativo a migliorare l’esperienza degli ospiti e a rafforzare la reputazione della struttura.

Negli ultimi anni, l’utilizzo di soluzioni digitali si è rivelato particolarmente utile per rispondere a queste esigenze, soprattutto nei periodi di maggiore affluenza. L’obiettivo è duplice: semplificare il lavoro dello staff e offrire agli ospiti un’assistenza tempestiva e coerente lungo tutto il percorso di soggiorno.

In questo contesto, disporre di strumenti capaci di automatizzare la comunicazione, raccogliere feedback in tempo reale e gestire le recensioni online rappresenta un vantaggio competitivo sempre più rilevante. Alcune soluzioni, come Spotty Wi-Fi, nascono proprio con l’obiettivo di trasformare la rete Wi-Fi in un canale strategico per migliorare la relazione con l’ospite, supportare il marketing e incentivare la fidelizzazione. 

Strumenti digitali integrati per accompagnare l’ospite dal check-in al post-soggiorno

Il sistema Spotty Wi-Fi consente di sfruttare la rete Wi-Fi non solo per fornire accesso a internet, ma per mettere a disposizione un vero e proprio kit di strumenti utili in ogni fase del soggiorno (per approfondire, leggi anche “Oltre la Connessione: Come il Wi-Fi Diventa uno Strumento di Marketing per Hotel e Strutture Ricettive“).

Ecco di seguito alcune delle funzionalità più rilevanti:

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Comunicazione istantanea e personalizzata tramite WhatsApp: funzionalità e vantaggi per la stagione estiva

Tra gli strumenti integrabili con il sistema Wi-Fi, il modulo WhatsApp Business API integrato in Spotty wi-fi si rivela particolarmente utile nei mesi estivi, quando la tempestività e la personalizzazione della comunicazione diventano essenziali. Hotel e strutture ricettive possono utilizzare WhatsApp non solo per rispondere alle richieste degli ospiti, ma anche come strumento di vendita. Si tratta, infatti, di un canale che consente un dialogo diretto e personale, con tassi di apertura nettamente superiori rispetto ad altri strumenti di comunicazione.

Come vedremo nei paragrafi successivi, è possibile automatizzare i messaggi, inviare campagne mirate o gestire le conversazioni in tempo reale, direttamente dalla dashboard web o dall’app mobile Spotty Admin, con accesso multiutente e notifiche push. Questo consente al personale di rispondere anche da dispositivi mobili, in tempo reale.

I vantaggi dell’integrazione con WhatsApp API

L’integrazione di WhatsApp Business API consente di semplificare la comunicazione con l’ospite, rendendola più immediata, personale e meno invasiva rispetto ad altri canali. Tra i principali vantaggi:

• Tasso di apertura oltre il 90%, superiore rispetto a email e SMS;
• Messaggi percepiti come supporto, e non come comunicazioni promozionali;
• Interazione diretta con l’ospite, con risposte rapide e dialogo continuo;
• Maggiore coinvolgimento, grazie a messaggi personalizzati e pertinenti.  

Best practice per ogni fase del soggiorno dell’ospite

Uno degli aspetti più rilevanti dell’integrazione di WhatsApp è la possibilità di accompagnare l’ospite in ogni fase del soggiorno, dal momento della prenotazione al post-check-out.

1. Prenotazione: collegando WhatsApp al CRM o PMS, è possibile inviare automaticamente promemoria e preventivi con link cliccabili, fornendo supporto immediato a chi richiede informazioni o sta valutando un soggiorno.

2. Pre-soggiorno: prima dell’arrivo, è utile inviare messaggi contenenti dettagli pratici (check-in, colazione, parcheggio, servizi disponibili), così da ridurre le richieste allo staff e migliorare l’accoglienza percepita. In questa fase è possibile anche promuovere l’uso di strumenti digitali, come il concierge virtuale Clara.

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3. Soggiorno: durante il soggiorno si possono automatizzare i questionari di “first impression” e gradimento finale, alternando messaggi informativi a campagne mirate per promuovere eventi, escursioni, offerte o attività specifiche. Le comunicazioni possono essere pianificate o ricorrenti, ad esempio per aggiornare gli ospiti settimanalmente sulle iniziative in corso.

4. Post-soggiorno: al termine del soggiorno, WhatsApp diventa un utile strumento per mantenere attivo il contatto con l’ospite, raccogliere recensioni in modo discreto e condividere novità o promozioni future, favorendo così la fidelizzazione.

Questa gestione integrata e scalabile della comunicazione consente alle strutture ricettive di garantire un’interazione continua, tempestiva e coerente con ogni ospite, migliorando la qualità percepita del servizio e aumentando le opportunità di relazione e vendita.

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Messaggi automatici, campagne di marketing e conversazioni

Tramite WhatsApp le strutture hanno la possibilità di impostare 3 tipologie di messaggi automatici, con finalità differenti. Per ciascuna di queste tipologie, è possibile anche definire la tempistica entro cui devono essere spediti al destinatario:

• Messaggio di benvenuto e informazioni di servizio;
• Questionari di first impression all’arrivo;

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• Questionario di gradimento finale e richieste di recensione dopo il soggiorno.

Per quanto riguarda l’invio di campagne di marketing, il modulo consente di pianificare l’invio di comunicazioni massive o rivolte ad un target specifico, con l’obiettivo di incentivare l’acquisto di servizi aggiuntivi e valorizzare l’esperienza degli ospiti. Le campagne possono essere programmate in anticipo, ad esempio per proporre offerte stagionali a chi ha già soggiornato nella stessa finestra temporale l’anno precedente, oppure programmate con cadenza regolare, come nel caso di aggiornamenti settimanali sulle attività disponibili, eventi locali o escursioni organizzate.

Oltre a messaggi automatici e campagne, il sistema consente di gestire anche le conversazioni classiche via WhatsApp, utili per rispondere alle richieste spontanee degli ospiti o per instaurare un dialogo diretto. L’interazione può essere avviata:

• dalla struttura, tramite l’invio di un template predefinito;
• dall’ospite stesso, attraverso un messaggio libero, che attiva immediatamente la conversazione.

Questa versatilità consente di combinare automazione e interazione umana, offrendo un’esperienza più flessibile e personalizzata per ciascun cliente.

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Risultati concreti

L’utilizzo del modulo WhatsApp ha già prodotto risultati misurabili in diverse strutture ricettive, contribuendo sia al miglioramento dell’interazione con gli ospiti sia all’aumento delle conversioni su servizi e comunicazioni. Ecco alcuni esempi:

• +20% di prenotazioni alla spa: alcune strutture hanno utilizzato i filtri di segmentazione per identificare le coppie alloggiate e inviare loro promozioni dedicate. La campagna ha portato a un incremento sensibile delle prenotazioni, anche in bassa stagione.
• +40% di apertura dei preventivi: alcuni gestori hanno integrato WhatsApp nel proprio CRM per inviare richiami automatici. L’immediatezza del canale ha aumentato il tasso di apertura e favorito una maggiore percentuale di conferme.
• +30% di questionari compilati: altre strutture hanno automatizzato l’invio dei questionari di soddisfazione, programmando i messaggi per il giorno successivo al check-out. Il risultato è stato un incremento del 30% nelle compilazioni e un +15% di recensioni positive raccolte. 

Informazioni e Richieste

Il kit di strumenti Spotty Wi-Fi rappresenta una soluzione concreta per affrontare al meglio la stagione estiva, con l’obiettivo di ottimizzare i flussi, alleggerire il carico dello staff e migliorare la relazione con l’ospite. Per richiedere informazioni aggiuntive, una consulenza personalizzata o una prova gratuita di Spotty WiFi, vai al sito web oppure compila il modulo di contatto qui sotto.

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