Payroll: sostenibilità, data security e compliance sono i principali investimenti delle aziende italiane

La percentuale di datori di lavoro italiani che considera l’ottimizzazione del payroll una delle sue sfide più grandi, in un solo anno, è aumentata di 9 punti percentuali passando da 6% (2024) a 15% (2025). Rispetto allo scorso anno, sempre in termini di organizzazione ed elaborazione delle buste paga, sono, inoltre, incrementati gli investimenti per la sostenibilità dei processi (44%), la sicurezza dei dati (44%) e l’adeguamento alle normative sul lavoro (41%). Nel nostro Paese, inoltre, più di quattro aziende su dieci hanno risparmiato in modo significativo sui costi affidandosi a servizi di payroll in outsourcing. A rivelarlo i risultati di “HR & Payroll Pulse”, la ricerca internazionale condotta lo scorso febbraio da SD Worx, il principale fornitore europeo di soluzioni HR, su un panel di 5.626 manager HR e sedici mila dipendenti provenienti da sedici Paesi europei.

In Italia un datore di lavoro su sette (15%) posiziona l’ottimizzazione del payroll tra le principali sfide del 2025. Una rilevanza cresciuta in modo esponenziale negli ultimi dodici mesi e ora perfettamente allineata alla media europea, anche se inferiore ad altri Paesi come la Romania (27%) e la Polonia (24%). È aumentata significativamente anche l’attenzione riservata al rispetto della normativa, come asserisce il 17% dei rispondenti italiani (9% 2024). Su questo tema, però, il Paese in Europa più preoccupato è la Polonia (29%), seguito da Croazia e Serbia (entrambe 23%).

Si investe per rendere sempre più autonomi i dipendenti

Le aziende italiane hanno incrementato gli investimenti nel payroll. Tra le aree di maggiore interesse la sostenibilità, come ad esempio la riduzione dell’uso della carta e l’adozione di processi ecologici, che ottiene il 44% delle preferenze a pari merito con la sicurezza dei dati in crescita rispetto al 2024 (22%). Chiude la top 3, la compliance con un 41% e in aumento rispetto allo scorso anno (24%). Un podio “invertito” se confrontato con la media europea: compliance (47%), data security (46%) e sostenibilità (38%).

Altro aspetto rilevante è l’incremento del budget (36% 2025 vs 27% 2024) per sistemi self-service dedicati ai dipendenti, utili per visualizzare le buste paga o per pianificare e richiedere le ferie. In Italia il 40% dei dipendenti intervistati (vs 46% UE) afferma di gestire autonomamente molte attività HR attraverso tali soluzioni.

Tre aziende italiane su dieci usano l’AI nel payroll

Sorprende, invece, che l’integrazione dell’IA (generativa) nel processo di payroll si trovi in fondo alla lista: solo il 10% delle aziende italiane vi investe (12% in UE), anche se il valore è in aumento di 2 punti percentuali rispetto al 2024 (in Europa la percentuale 2024 era 8%). Il 40% dei rispondenti nostrani afferma, però, di aver pianificato degli investimenti futuri, percentuale che sale al 53% per le aziende con 250-2499 dipendenti conquistando persino il primo posto. Allo stesso tempo, inoltre, una società su cinque inserisce l’adozione dell’intelligenza artificiale per ottimizzare le buste page e automatizzare i processi tra le principali sfide del 2025. Un’evidenza che spicca soprattutto tra le aziende internazionali con sedi in Italia (26%) rispetto alle imprese locali (16%) e nel settore privato (20%) più che in quello pubblico (18%).

Oggi, comunque, un quinto (18%) colloca delle risorse in helpdesk per i dipendenti o chatbot per rispondere alle domande sulle buste paga, con o senza il supporto dell’intelligenza artificiale. Tre aziende italiane su 10 riferiscono, infine, di includere già all’interno dei loro sistemi di payroll di agenti AI e chatbot che consentono ai collaboratori di porre quesiti su stipendio e benefit, anche se solo un quinto dei dipendenti asserisce di poterne usufruire.

Payroll in outsourcing: l’Italia è al primo posto in Europa nel Managed Payroll Services (MPS)

L’Italia, a pari merito con la Norvegia, è il Paese con la percentuale più alta (47%) in termini di gestione di servizi di payroll in outsourcing (Managed Payroll Services – MPS). La media europea raggiunge il 36% con una prospettiva di crescita al 41% nei prossimi tre anni. L’uso di software interni combinato al supporto di esperti esterni e l’esternalizzazione completa delle paghe si fermano entrambe all’11%. Per il “Full BPO” è previsto il raggiungimento di un ulteriore punto percentuale (12%) entro il 2028. In leggera frizione l’uso di software e personale interni per le buste paga, si prospetta una diminuzione dall’attuale 14% al 13% entro tre anni, mentre resterà invariata l’adozione di modelli SaaS (16%). Differente la situazione in Europa dove l’utilizzo di software e personale in-house scenderà dal 24% al 20% e i modelli SaaS passeranno dal 26% al 21%.

Il 45% delle aziende italiane che esternalizzano parzialmente e il 41% di quelle che si affidano totalmente all’outsourcing dichiarano di aver ottenuto significativi risparmi sui costi.

“L’outsourcing delle paghe sta assumendo un ruolo cruciale in questo scenario in rapida evoluzione. Grazie a innovazioni tecnologiche come l’intelligenza artificiale e il software cloud, le buste paga non solo stanno diventando più economiche e precise, ma anche maggiormente trasparenti, facili da usare e personalizzabili. Le moderne soluzioni sono scalabili e soddisfano il desiderio dei datori di lavoro di informazioni quanto più accurate possibili. I vantaggi non mancano persino per i dipendenti che grazie a questa tecnologia intelligente possono accedere immediatamente ai dati personali e ottenere risposte sullo stipendio e su qualsiasi altra questione legata alle risorse umane 24 ore su 24, 7 giorni su 7”, commenta Giorgio Colagrossi, Chief Information Officer di SD Worx Italy.