Trasferte tracciabili solo se sostenute nel territorio dello Stato – Sistema Ratio

Il Consiglio dei Ministri del 12.06.2025 ha approvato un nuovo decreto-legge contenente misure urgenti in materia fiscale e di sostegno a comparti produttivi, introducendo, tra l’altro, importanti chiarimenti sulla tracciabilità dei pagamenti per i rimborsi spesa ai dipendenti. Le modifiche mirano a riallineare le disposizioni originariamente previste dalla legge di Bilancio 2025.

La riforma Irpef-Ires e la legge di Bilancio 2025 avevano già introdotto modifiche sostanziali al regime fiscale dei rimborsi per spese di trasferta e rappresentanza. Nello specifico, l’art. 1, c. 81 L. 207/2024 ha stabilito che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente quando effettuati con metodi tracciabili (versamenti bancari o postali, carte di debito, credito e prepagate, assegni bancari e circolari). Parallelamente, il D.Lgs. 192/2024 aveva introdotto per i lavoratori autonomi l’esclusione dalla base imponibile dei rimborsi spese addebitate analiticamente al committente, con conseguente indeducibilità delle medesime spese, salvo particolari eccezioni. In ragione di ciò, il principio fondamentale applicabile dal 1.01.2025 prevede che i rimborsi delle spese sostenute durante le trasferte non assumono rilevanza fiscale esclusivamente quando vengono effettuati attraverso strumenti di pagamento tracciabili.

La norma originaria prevedeva l’applicazione universale di questo obbligo, estendendolo anche alle spese sostenute all’estero, con evidenti difficoltà pratiche in alcuni contesti internazionali. Il nuovo decreto-legge introduce una distinzione territoriale fondamentale: l’obbligo di tracciabilità si applicherà esclusivamente alle spese sostenute sul territorio nazionale, eliminando l’estensione internazionale precedentemente prevista. La modifica nasce dalla constatazione delle difficoltà operative che l’adempimento comportava in determinati Paesi stranieri, dove l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili può risultare problematico o impossibile per ragioni tecniche, culturali o normative locali. Per i lavoratori dipendenti, la nuova formulazione stabilisce che i rimborsi relativi a vitto, alloggio, viaggi e trasporti mediante servizi pubblici non di linea per trasferte o missioni non concorrono alla formazione del reddito imponibile quando i relativi pagamenti vengono eseguiti tramite versamenti bancari o postali, ovvero con altri sistemi di pagamento tracciabili previsti dalla normativa, unicamente in riferimento alle spese sostenute nel territorio dello Stato italiano.

Una disciplina parallela ma distinta viene introdotta per i professionisti e lavoratori autonomi, in riferimento ai quali il decreto stabilisce che le somme ricevute come rimborso spese per vitto, alloggio, viaggi e trasporti concorrono alla formazione del reddito quando i pagamenti non vengono effettuati con strumenti tracciabili. Ebbene, anche per gli autonomi vale la limitazione territoriale e la norma si applica esclusivamente alle spese sostenute sul territorio nazionale. Un elemento distintivo riguarda invece le spese di rappresentanza dei lavoratori autonomi, per le quali viene mantenuto l’obbligo di tracciabilità su scala mondiale. Tali spese mantengono la deducibilità fiscale solo quando vengono sostenute utilizzando strumenti di pagamento tracciabili worldwide ossia indipendentemente dal paese in cui vengono effettuate. Sotto il profilo pratico-operativo il correttivo riallinea la norma alla sua finalità originaria di contrasto all’evasione domestica e, nella prospettiva di un bilanciamento tra l’esigenza di controllo fiscale e le necessità operative delle imprese e dei professionisti, mira ad evitare inutili complicazioni nella gestione amministrativa delle trasferte all’estero.